Präsentation

In den letzten Wochen habe ich immer wieder Emails und Anfragen bekommen, ob ich nicht einmal einen Beitrag über das Thema Präsentationen und PowerPoint machen könnte? Vorab, ich selbst verwende selbst abseits meiner Comedy-Auftritte, also bei Vorträgen und Reden, fast nie Power Point. Diese Angewohnheit meinerseits hat auch schon manchmal zu ein paar Irritationen geführt. Vor allem, wenn VeranstalterInnen vorab so gerne die Präsentationen hätten. Richtig nervös werden sie, wenn ich dann selbst zu meinem Auftritt keine PowerPoint-Präsentation habe und auch gar kein Notebook, Beamer oder Leinwand brauche.

Ich gebe aber zu, dass es auch für mich schon ein paar Gelegenheiten gegeben hat, wo auch ich eine Präsentation mit PowerPoint gemacht habe. Hängt natürlich auch mit den Inhalten zusammen, die ich versuche zu vermitteln. Wenn es um wichtige Daten, Fakten und Zahlen geht, dann ist es natürlich auch sinnvoll diese auf eine Leinwand zu werfen. Natürlich kann man bei einer PowerPoint-Präsentation auch besser die Macht von Bildern, Videos und Ton nutzen. Für den heutigen Beitrag habe ich mich nun hingesetzt und versucht herauszufinden, was die Besten der Präsentationskunst als Tipps bereit halten.

1. Neue Präsentation – neuer Beginn

Profis sind der Meinung, dass die beste Präsentation schon mit der optimalen Vorbereitung beginnt. Umso wichtiger ist also das Vorab-Investment, um am Ende mit einer großartigen Präsentation zu überzeugen. Bei wichtigen Präsentationen gehen Profis von einem Zeitaufwand von ca. 30 Stunden für die Vorbereitung einer einstündigen Präsentation aus. Man sollte bei jeder neuen Präsentation mit einem leeren Blatt Papier beginnen. Auf keinen Fall alte Präsentation durchsuchen und diverse Slides recyceln. Das schließt nicht aus, dass man in Zukunft auf Teile mancher Präsentationen wieder zurückgreift, aber wenn es um einen wirklich wichtigen Auftritt geht, sollte man sicher stellen mit den besten und neuesten Daten, Argumenten und Visualisierungen zu arbeiten. Und nicht, nur um sich etwas Arbeit zu ersparen, auf möglicherweise veraltete Slides zurückgreifen. Also der erste Schritt ist ein leeres Blatt Papier.

Der allerwichtigste Leitsatz bei der Erarbeitung einer Präsentation ist: Welche Geschichte möchte ich (oder muss) ich erzählen? Erst nachdem ich die Geschichte und Botschaft definiert habe, macht es Sinn an die Erarbeitung der Slides zu gehen. Ohne Story machen die tollsten Multimedia-Slides weder einen Eindruck noch hinterlassen sie einen.

2. Gute Geschichten haben drei Akte

Die meisten Präsentationen folgen einem bestimmten, traditionellen Schema:

  1. Wer bin ich.
  2. Was mache ich, bzw. mein Unternehmen.
  3. Was an meiner Idee/meinem Produkt/meinem Uternehmen/etc. ist anders und neu?
  4. Warum sie mich unterstützen/finanzieren/einkaufen sollten.

Wir alle haben schon viele Präsentationen gesehen, die sich ziemlich genau an dieses Schema gehalten haben. Meistens aufgefüllt mit massenhaft Daten, Statistiken und aufregenden Zahlen. Es gibt einen weit besseren Weg um erfolgreich zu kommunizieren.

Wir müssen uns nur an jenen orientieren, die uns schon immer mit aufregenden, fesselnden und berührenden Geschichten versorgt haben: AutorInnen von Büchern, TV-Serien, Filmen, etc. Die halten sich ausnahmslos immer an eine bestimmte Struktur: Die 3-Akte-Struktur. Jede Erzählungen ist in drei Akte unterteilt: Dem Set-Up (Einleitung), der Konfrontation (Konflikt) und der Resolution (Auflösung). Wir alle haben über Generationen gelernt, dieser Struktur zu folgen. Im Gegenteil, Geschichten die dieser Struktur nicht folgen verstören uns sogar. Ein Handwerkskniff, den manche AutorInnen bewusst nutzen. Aber wir sind keine KünstlerInnen, die verstören wollen, wir wollen erfolgreich kommunizieren. Für uns ist die 3-Akte-Struktur der Grundstein einer erfolgreichen Geschichte für unsere Präsentation.

1. Akt: Set-Up – Warum sollte mich das interessieren?

Stell die Personen oder Dinge vor, um die es in der Geschichte gehen wird. Versuche persönlichen Bezug und Emotion einzubringen. Erkläre den ZuhörerInnen was sie erwartet, was sie von der Präsentation haben werden und was am Ende für sie rausspringt.

2. Akt: Konfrontation – Wie wird dein Produkt/Idee/Projekt mein Leben leichter/besser machen?

In diesem Akt stellst du das Problem (den Bösewicht) und den Helden (dein Projekt/deine Idee) vor. Du beschreibst die Eigenschaften beider (Daten/Fakten/Statistiken) und machst den Konflikt klar.

3. Akt: Resolution/Lösung – Alles wird gut

Zeige den Lösungsweg. Beschreibe einen Weg zu einer einfachen und offensichtlichen Konfliktlösung. Gib den ZuhörerInnen Zuversicht und Hoffnung, dass alles besser wird, wenn sie den Helden (dich, dein Projekt, etc.) unterstützen. Rufe sie auf zu handeln und ihren Beitrag (Unterstützung, Kauf, Investition) für die Konfliktlösung zu leisten.

Die 3-Akte-Struktur verändert die klassische Präsentationsstruktur von Wer? – Was? – Wie? – Warum? zu Warum? – Wie? – Was? Dafür gibt es einen ganz einfachen Grund. Das Wichtigste zu Beginn einer Präsentation ist, den ZuhörerInnen einen guten Grund zu geben, warum sie das Thema überhaupt interessieren sollte. Das Erste, was deine Präsentation tun muss ist folgende stumme Frage in den Köpfen des Publikums zu beantworten: Was geht mich das an?

Danach werden sie beim zweiten Akt, Wie macht das mein Leben leichter/besser? aufmerksam zuhören bevor sie im dritten Akt erfahren: Was kann ich tun, um mein Leben besser/einfacher zu machen?

3. Sag es in Bildern

Es ist natürlich einen Binsenweisheit. Wir Menschen verarbeiten Informationen vor allem visuell. Jede Botschaft, die ich in einem klar erkennbaren und außergewöhnlichen Bild kommunizieren kann ist für das Publikum leichter zu verarbeiten und zu behalten. Immer wieder werden Versuche und Studien durchgeführt, die diese Weisheit bestätigen.

In einem Experiment wurden einer Versuchsgruppe Informationen nur mit Worten präsentiert und einer anderen Gruppe in Bildern. Nach 72 Stunden erinnerten sich bei der ersten Gruppe ca. 10% an die Informationen, in der zweiten ca. 65%. Nicht nur erhöht sich der Erinnerungsfaktor bei visuellen Botschaften, nein, Menschen verarbeiten Informationen vermittelt durch Bilder schneller, als wenn sie sie nur hören. Studien sprechen davon, dass Menschen im Schnitt 60.0000x schneller verstehen wenn sie sehen und hören, als wenn sie nur hören.

Wir sollten uns aber von diesen Zahlen auch nicht komplett irre machen lassen. Wenn alle meine Slides aus wunderbaren visuellen Grafiken bzw. Fotos bestehen, kann meine Hauptbotschaft auch darin untergehen. Sie würde dann quasi in visueller und grafisches Schönheit sterben.

Wir müssen uns also darauf konzentrieren unsere wichtigsten Punkte visuell aufzubereiten und zu präsentieren, während wir mit unseren Worten für Interesse, emotionale Bindung und am Ende Recall der wichtigsten Fakten sorgen.

4. Emotion berührt uns immer

So wichtig Fakten, Zahlen und Daten sind, am Ende entscheiden Menschen immer emotional. Siehe Lotto, Gesundheitsvorsorge, Rauchen, Alkohol, Ernährung und viele andere Lebensbereiche. Wir alle kennen die Fakten, die Zahlen und die Konsequenzen und entscheiden uns dann doch oft für den irrationalen Weg. Und genau solche Menschen, solche im Grunde genommen irrationale Menschen, sitzen im Publikum. Sie wollen emotional berührt und ihre Emotion soll im besten Fall auch noch mit Fakten und Daten bestätigt werden.

Wie schon vorher beschrieben, sollten wir immer eine Geschichte erzählen wenn wir präsentieren. Je mehr uns die Geschichte berührt desto besser werden wir uns daran erinnern. Die Botschaft muss emotional aufgeladen und überbracht werden. Natürlich ist das nicht immer einfach, vor allem, wenn es um Themenbereiche geht die wir alle grundsätzlich schon als trocken und monoton betrachten. Aber es gibt immer irgendeinen Weg auch bei den mühsamsten Themen Emotion zu wecken.

Oft durch eine kleine persönliche Geschichte, ein persönliches Erlebnis oder eine klug gewählte Anekdote. Meist ist gar nicht die Geschichte selbst das Resultat der größten Kreativität, sondern viel mehr die clevere Art mit der eine Geschichte mit dem Thema verwoben wurde. Jede Minute, die man in der Vorbereitung investiert um an der entscheidende Stelle einen emotionalen Anker zu setzen ist Gold wert.

Die US-Autorin und Bürgerrechtlerin Maya Angelou hat einmal treffend formuliert:

Die Leute werden vergessen was du gesagt hast, sie werden vergessen was du getan hast, aber die Menschen vergessen nie wie sie sich dabei gefühlt haben.

5. Einfach Worte – einfache Sprache

Je weniger Worte du brauchst um deine Botschaft zu kommunizieren, desto besser. Wir alle (natürlich auch ich) drücken uns viel zu oft viel zu kompliziert aus. Dabei leben wir in einer digitalen Welt, in der wir täglich gezwungen werden uns knapper und präziser auszudrücken. Bei Twitter haben wir 140 Zeichen zur Verfügung, bei Facebook sind es auch nur knapp über 400. Wir üben es ja jeden Tag. Warum machen wir es dann nicht bei Präsentation, die oft entscheidend für Erfolg oder Misserfolg sind?

Vergessen wir Modebegriffe und Buzzwords. Verwenden wir kurze Sätze. Klare Worte und Begriffe. Könnten wir den Inhalt unserer Botschaften auch über Twitter verschicken? Kann die Kernbotschaft in einer knappen Überschrift klar kommuniziert werden? Erzeugen wir mit wenigen Worten klare, beeindruckende Bilder in den Köpfen unserer ZuhörerInnen.

Als Beispiel ein vielzitierter Geniestreich von Steve Jobs. Als er den iPod der Welt vorstellte hätte er sagen können:

Wir haben einen neuen tragbaren Musikplayer entwickelt, der unglaublich leicht ist, der Gigabytes an Musik speichern kann, dessen Batterie Stunden hält und mit dem Mann Musik mit unglaublich schneller Geschwindigkeit von und zu seinem Computer überspielen kann.

Das hat Steve Jobs natürlich damals nicht gesagt. Er hat gesagt:

iPod – Eintausend Songs in deiner Hosentasche!

Wenige Worte, klare Sprache, wunderbares Kopfkino. Vergleiche, die jeder sofort versteht. Worte, die Emotion wecken. Natürlich wirst du nicht jedes mal eine absolut geniale Formulierung für alles finden. Aber der Versuch und der Prozess es zu tun, wird jede Präsentation besser machen.

6. Töte die Aufzählungszeichen (Bullet Points)

Die Weltbesten Präsentatoren lassen Bullet Points aussterben. Man braucht die legendären Aufzählungszeichen in einer Präsentation nicht. Es sollte überhaupt nie so viel Text auf einer Slide geben, dass ich Bullet Points brauche um einzelne Ideen oder Gedanken voneinander abzugrenzen.

Seth Godin, Besteller-Autor und Blogger-Star, hat einmal geschrieben:

In dem Moment wo du Aufzählungszeichen auf eine Slide setzt verlautbarst du: »Schreib das auf und beachte mich nicht mehr ganz so sehr.« In der Oper macht nie jemand Notizen.

Studien haben immer wieder gezeigt, dass Listen mit Bullet Points so ziemlich das schlechteste Instrument sind um Botschaften zu vermitteln. Die durchschnittliche Slide hat dann meist mehr als 40 Worte. Viel zu viel. Da bleibt nichts hängen.

Wenn wir einer Präsentation lauschen nutzen wir unser Kurzzeitgedächtnis um Informationen schnell abzuspeichern. Im Durchschnitt kann der Mensch bis zu 7 Punkte für höchstens 10-15 Sekunden so verarbeiten. Wenn deine Botschaft in vier Hauptpunkte mit 16 Unterpunkte zerlegt ist, wird sie nie und nimmer ankommen. Verzichte einfach auf die Liste mit Bullet Points.

Filtere die alles entscheidende Information oder Botschaft aus deiner Präsentation heraus und präsentiere genau diese eine mit wenigen, eindrucksvollen Worten und einer perfekten Visualisierung. Das wird Eindruck hinterlassen.

7. Überarbeiten, überarbeiten, überarbeiten

Man kann immer Worte streichen und Formulierungen straffen. Man kann bessere Bilder bzw. Videos finden und damit umso mehr beeindrucken. Ich kann nur aus meiner Live-Comedy-Erfahrung sagen, dass die Geburt einer perfekt formulierten Pointe sehr. sehr mühsam ist. Sie ist oft auch frustrierend. Jedes Wort wird immer wieder auf Sinnhaftigkeit, Positionierung und Klang gecheckt. Immer wieder Änderungen und dann denkt man, man hat die beste Formulierung. Aber unser Gehirn und unsere Kreativität ist immer wieder überwältigend und gibt uns neue Alternativen.

Viel zu oft geben wir uns mit »Das ist schon ziemlich gut.« zufrieden, wo wir doch mit – zugegebenermaßen – viel Aufwand noch auf »Das ist wirklich geil!« kommen können. Es ist verblüffend wie viel verschiedene und kreative Wege es gibt Dinge auszudrücken und zu formulieren. Gib dir die Zeit und investiere in den Überarbeitungsprozess. Beginne rechtzeitig mit der Vorbereitung, sodass du zwischen Überarbeitungsversionen Zeit vergehen lassen kannst und Abstand gewinnst. Nach ein zwei Tagen sieht man die Dinge oft ganz anders.

Eine Warnung: natürlich kann man diesen Prozess auch übertreiben. Die beste Präsentation nutzt nichts, wenn sie nicht gehalten wird. Irgendwann musst du liefern. Die Suche nach der perfekten Lösung darf nicht zur Ausrede werden, etwas nicht zu tun. Tu dein Bestes und dann stell dich.

8. Übung macht den/die MeisterIn

Ja, banal und trotzdem so wahr. Stell dich vor den Spiegel, nerv Familie, FreundInnen, KollegInnen und alle anderen, die sich nicht rechtzeitig in Sicherheit bringen. Übe was das Zeug hält. Wie immer, es gibt eine Chance um einen grandiosen Eindruck zu machen. Vergeig sie nicht, nur weil du nicht geübt hast.

Präsentieren ist fast wie Zehnkampf in der Leichtathletik. Bei einer großartigen Präsentation muss man in vielen Disziplinen überzeugen: Sprache, Diktion, Körpersprache, technische Kompetenz, graphische Kompetenz, Schauspiel, Unterhaltung, Fachwissen und Persönlichkeit. Das alles, und wahrscheinlich noch vieles mehr, machen eine hervorragende Präsentation aus. Das mag vorerst einmal einschüchternd und beängstigend wirken, aber so wie ein olympischer Zehnkämpfer können wir alle Disziplinen einzeln trainieren, verbessern und dann erfolgreich zusammenführen. Aber eins ist klar: dafür muss man üben, üben und üben.