Na, wie hat sich das bei der letzten Veranstaltung angefühlt? Als der wunderbare Kollege länger und länger gesprochen hat. Als er nicht und nicht zum Schluss seiner Präsentation kam. Hat das Spass gemacht? Hast du wegen ihm einen Termin verpasst? Hast du den Vortrag verlassen, bevor er wirklich zu Ende war?
Wie auch immer. Angenehm war das nicht. Es gibt kaum eine wichtigere Grundregel bei Reden, Präsentationen, Vorträgen aber auch Auftritten: Halte dich an die vereinbarte Zeit.
Warum ist das wichtig? Du kannst dir sicher sein, dass
- dein Publikum aus sehr beschäftigten Menschen besteht.
- dein Publikum sich nettere Plätze und Orte vorstellen kann um Zeit zu verbringen.
- dein Publikum schon Anschlusstermine nach dem Vortrag bzw. der Rede geplant hat. Und wenn es sich „nur“ um eine Verabredung zum Kaffee handelt.
Es ist daher völlig normal und vorhersehbar, dass die ZuhörerInnen ein wenig unruhig und nervös werden, wenn die Zeit abläuft und du noch nicht einmal kleine Anstalten machst deinen Auftritt zu beenden. Plötzlich haben sie viele Dinge im Kopf, die sie ablenken.
- Sie überlegen ob sie einfach gehen sollen?
- Sie werden wegen ihres nächsten Termins nervös?
- Sie wünschten, du würdest endlich zum Schluss kommen.
- Auf jeden Fall hören sie auf dir zuzuhören.
Das Problem damit ist, dass du das Publikum vielleicht nicht nur verärgerst, sondern, dass sie zu einem großen Teil dem wichtigen Schlussteil deiner Rede nicht mehr zuhören. Oder gar schon gegangen sind. So sollte dein Auftritt auf keinen Fall enden.
Darum: es ist immer besser früher als geplant, aber spätestens zum ausgemachten Zeitpunkt, deinen Vortrag zu Ende zu bringen. Natürlich auch das in Grenzen. Wenn du eine Stunde sprechen sollst und nach fünf Minuten fertig bist, dann könnten einige das Gefühl haben ein wenig verarscht worden zu sein. Vor allem, wenn sie für den Eintritt bezahlt haben. Auch das solltest du bedenken.
Eine gute Faustregel ist, zwischen 90 und 100 % der vereinbarten Zeit zu nutzen. Dann werden alle zufrieden sein. Es ist ein Zeichen von Professionalität mit Zeitlimits und -vorgaben gut umgehen zu können.
Wie kann man also sicherstellen, dass man die Zeitvorgaben eines Veranstalters einhält? Was kann man in der Vorbereitung tun, um dann zu glänzen?
1. – Kenne deine Zeit
Zu oft hört man RednerInnen nach einem Auftritt solche Sätze murmeln: »Ich habe geglaubt, ich hätte mehr Zeit«, »Ich hatte keine Ahnung wie lange ich sprechen sollte.« Tja, dann hätte man vorher genau nachfragen sollen. Das klingt jetzt wie ein „no na“, aber sehr oft passieren in der Vorbereitung Kommunikationsfehler zwischen RednerInnen und VeranstalterInnen.
Wenn du dir nicht 100-prozentig sich bist, dann frag rechtzeitig vorab noch einmal nach. Man kann nur die Zeitvorgaben einhalten, die man vorher kennt.
2. – Plane und überarbeite auf die Zeit hin
Interessanterweise ist oft nicht die vorgegebene Zeit das Problem. Vielmehr ist die Frage wie viel Information eine Rednerin in dieser Zeit sinnvollerweise unterbringt der Stolperstein. Vor allem unerfahrene RednerInnen überschätzen sehr oft, wie viel Worte und Material sie in einer bestimmten Zeit vortragen können. Natürlich möchten alle immer mit möglichst vielen Argumenten, Statistiken und Daten glänzen, aber gerade in der Rhetorik ist Weniger oft mehr. Wer kennt das Phänomen nicht, dass manche Präsentationen umso schneller und hektischer werden, je näher sie dem Ende der Zeitvorgabe kommen? Man sollte also schon in der Planung und Vorbereitung Redetempo, Anzahl der Slides, Statistiken, etc. gut durchdenken.
Bei der Planung sollte man auch bedenken ob man
- eine Frage- und Antwort-Phase plant? Man braucht dann Zeit für Fragen des Publikums einplanen. Möglicherweise muss immer ein Mikrofon weitergereicht werden, wann soll die Phase sein?
- Publikumsaktivität oder -beteiligung plant? Müssen Regeln erklärt werden? Gruppen eingeteilt werden? etc.
- Pausen plant? Bei besonders langen Präsentationen sollte man auch Pausen einplanen. Auch dafür muss Zeit eingeplant werden.
Kürze deine Rede gnadenlos. Opfere lieber Worte, Zahlen und Fakten, als eine deutliche und verständliche Sprechgeschwindigkeit. Es ist viel besser und wichtiger, dass dein Publikum deine Kernbotschaft versteht, als dass sie möglichst viele Argumente und Statistiken hört. Wenn du zu viel Material in zu kurzer Zeit zu schnell präsentierst wird nichts hängen bleiben.
3. – Probe unter Realbedingungen
Am Anfang ist es wirklich schwer abzuschätzen, wie viel Material für wie viel Zeit man vorbereiten sollte? Vor allem wenn man als RednerIn noch nicht viel Erfahrung hat. Reichen zehn Seiten für 20 Minuten oder ist das viel zu viel? Welche Schriftgröße? Wie lange brauche ich für eine Slide? Etc. Alles Fragen, mit denen du dich in der Vorbereitung auseinander setzen musst. Es bleib dir also gar keine Wahl, als unter „Realbedingungen“ und mit Zeitnehmung zu proben.
Hier sind ein paar Tipps für effektives Proben.
Probe die Rede stehend und laut sprechend
Man kann sich auch sitzend im Gedanken oder auch flüsternd durch seine Rede arbeiten. Aber, und das garantiere ich, stehend und laut sprechend ist eine ganz andere Sache. Da gibt es massive Zeitunterschiede. Selbst dann ist es noch immer schwer genug die Zeit für Publikumsreaktionen oder andere Dinge genau abzuschätzen. Aber wenn du deine Rede stehend und laut hältst, dann näherst du dich an die aktuelle Redezeit an. Nimm dich dabei gleich mit dem Smart-Phone auf und kontrolliere dein Sprechtempo.
Sprich zu einem Testpublikum
Das ist natürlich die beste Methode um zu proben. Selbst wenn es nur eine Person ist, die du bestechen musstest, hilft dir ein solcher Testlauf ungemein. Wenn dir dein Auftritt wichtig ist, dann suche dir ein Testpublikum. Bitte es um Feedback und Anmerkungen. Mit einem Testpublikum kannst du dich auch gleich ein wenig an das Gefühl vor anderen Menschen sprechen zu müssen gewöhnen.
Teste alles
Wenn du Slides vorbereitet hast, eine Videoeinspielung brauchst oder dich während der Rede durch den Raum bewegst, dann ist das jetzt deine Chance es zu tun. Wenn du schon ein Testpublikum hast, dann probier alles. Und zwar genau so, wie es dann in der Präsentation ablaufen soll. Und wenn es im Testlauf schiefgeht, dann wiederhole es, bis es funktioniert oder du mit möglichen Pannen so vertraut bist, dass sie dich später nicht mehr aus der Ruhe bringen.
Garderobentest
Wenn du bei deinem Auftritt einen Anzug trägst, aber sonst immer im Jogging-Anzug unterwegs bist, dann probe im Anzug. Spüre wie es sich anfühlt. Und wenn es umgekehrt sein sollte, dann probiere das auch. Je realer sich der Testlauf anfühlt, desto sicherer wirst du im Ernstfall sein.
Wenn du dich bei deinen Proben an diese Vorgaben hältst, wirst du ein gutes Gefühl für die tatsächliche Länge deines Vortrags haben. Es wird dich nichts mehr überraschen und du solltest einen sehr professionellen Eindruck auf dein zukünftiges Publikum machen. Sollte deine Präsentation zu lange sein, dann musst du kürzen. Auch wenn dir dabei das Herz blutet.
4.- Beginne pünktlich
Mach alles um pünktlich beginnen zu können. Es gibt nichts Nervigeres für ein Publikum als die verzweifelten Versuche eines Vortragenden sein Notebook mit dem Beamer zu synchronisieren – 10 Minuten nach dem der Vortrag schon hätte beginnen sollen.
Sei pünktlich, oder noch besser, früh vor Ort. Nutze Sound- und Lichtchecks, um alle technischen Geräte zu testen und vorzubereiten. Kümmere dich selbst drum, frage nach, bitte um Unterstützung aber stelle sicher, dass du pünktlich beginnen kannst.
Nicht immer liegt das in deine Hand. Wenn du merkst, dass alle Vorträge schon später beginnen, das Mittagessen länger dauert oder massive technische Probleme vorherrschen, dann bereite dich darauf vor. Wenn du rechtzeitig da bist, bist du vorgewarnt und kannst dich dementsprechend vorbereiten.
5. – Deine Zeit-Checkpoints
Bei kurzen Auftritten (bis ca. 15 Minuten) hat man schnell ein Gefühl für die Zeit und schafft es intuitiv in den Vorgaben zu bleiben. Bei längeren Reden ist das nicht so einfach.
Wenn du längere Reden planst, dann unterteile sie in einzelne Abschnitte und notiere Zeit-Checkpoints. Notiere die Checkpoints auf deinen Redeunterlagen.
Während deiner Rede kannst du dann recht einfach überprüfen. ob du nach dem jeweiligen Abschnitt noch im Zeitplan bist. Falls notwendig kannst du dann reagieren, solltest du zu langsam oder zu schnell sein.
Wenn du bei Minute 15 mit dem Video beginnen hättest sollen, aber es erst bei Minute 20 schaffst, dann kannst du entweder später fünf Minuten aufholen, Material auslassen oder gar das Video überspringen.
Wichtig ist, dass du am Ende deine Zeitvorgabe eingehalten hast.
Zeige Respekt
Eine massive Überschreitung der Zeitvorgabe bei einer Rede, einem Vortrag oder einer Präsentation ist ein Zeichen von mangelndem Respekt dem Publikum, dem Veranstalter aber auch anderen RednerInnen gegenüber. Es ist auch ein Zeichen mangelnder Professionalität. Sei ein Profi und bereite dich entsprechend vor.
